DEPARTAMENTO DE VENTAS Y
GRUPOS Y CONVENCIONES
El departamento de ventas concentra sus esfuerzos principalmente en
asegurar ventas de habitaciones, instalaciones y servicios del hotel así como
en ocasiones de eventos que complementan la estadía de los huéspedes.
Este departamento está encabezado por un Director de Ventas siendo éste responsable de administrar y dirigir
la labor de ventas en diversas subáreas en las que se divide la función de
ventas.
A su cargo puede tener Gerencias enfocadas a venta de grupos y a venta de
convenciones quienes a su vez tienen a su cargo una serie de ejecutivos de ventas que se encargan de
buscar clientes para el hotel y cuyo trabajo está generalmente en la calle
visitando clientes prospecto así como cerrando contratos. Es muy importante que los ejecutivos detecten
a la persona que en la empresa es quien realiza las reservaciones y quien toma
las decisiones de hospedaje de sus empleados.
Deben de establecerse ciertas políticas de ventas como parámetros para
los ejecutivos de ventas y entre estos podemos citar:
o
Las tarifas que se pueden asignar trátese de un grupo
(10 o más habitaciones), una convención (grupo+eventos), agencias de viajes o
banquetes.
o
La capacidad de los grupos que serán aceptados en
ciertas temporadas del año, según las temporadas (alta, baja).
o
Importe de los depósitos por anticipado que se deben
de recibir y en qué intervalos.
o
El pago de comisiones.
o
Los requisitos como listas de alojamiento,
preasignación de habitaciones
o
El número de cuartos que se darán en cortesía a los
grupos dependiendo del número de habitaciones reservadas.
En este departamento también se organizan los viajes de familiarización
o fam trips para aquellos contactos que potencialmente traerán un grupo a mi
hotel y que desean probar las instalaciones y servicios.
Asimismo en algunos hoteles dentro de la estructura de ventas, se
encuentra un gerente de grupos y
convenciones que se encarga de la operación y seguimiento de todas las
necesidades del grupo desde que se lleva a cabo del cierre del contrato con
algún(a) ejecutivo(a) de ventas hasta el cobro de la cuenta pasando por cuidar
todos los detalles y requerimientos del grupo durante su estadía en el hotel.
Este gerente debe de mantener informados a los distintos departamentos del
hotel de la visita de los grupos así como del rol que cada departamento va a
jugar durante la estadía del grupo.
A este departamento también pertenece un Gerente o Director de
Relaciones Públicas que se hace responsable de proveer la imagen del hotel.
Esta persona normalmente no está subordinada al Director de Ventas (razón por
la cual aparece punteada en el organigrama) sino al gerente general, sin
embargo su función está orientada en mayor medida a las ventas. Esta persona
entre sus funciones tiene el ocuparse de los clientes VIP’S así como buscar
espacios en periódicos locales u otras publicaciones para presentar el hotel.
El director de relaciones públicas junto con el gerente general es
responsable también de ciertas funciones sociales como pueden ser desayunos
ofrecidos a prensa, eventos para los contactos de ventas, fiestas de
beneficencia, desfiles de modas, etc…
